Anteckningar om anställda
Hej
Jag har fått veta att min teamledare skrivit anteckningar i OneNote på min arbetsplats efter ett samtal vi haft i november förra året. Jag har inte förrän nu fått veta att vårt arbetssamtal blivit dokumenterat. Samtalet var arbetsrelaterat, men ett " spontan " samtal. Jag har ingen aning om vad som skrivits ned eller varför. Får det gå till så? Jag är kommunalt anställd. Om det skulle innehålla felaktigheter vet jag ju inte heller. Känns rätt olustigt.
Lawline svarar
Hej! Tack för att du vänder dig till Lawline med din fråga!
Anteckningarna din teamleader innehar kan vara föremål för behandling av personuppgifter enligt dataskyddsförordningen, GDPR. Personuppgifter är alla uppgifter som kan kopplas till dig som fysisk person. Begreppet är väldigt brett och det räcker egentligen med att uppgiften fångar upp något som kan identifieras till dig (Art. 4 GDPR).
Rättslig grund för behandling av personuppgifter
För att din arbetsgivare ska få behandla personuppgifter krävs det att det finns rättslig grund för detta (Art. 6.1 GDPR). Exempel på rättslig grund kan vara därför att behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part. Ett sådant avtal kan vara ditt anställningsavtal.
Myndigheter eller andra inom offentlig verksamhet använder ofta grunderna rättslig förpliktelse, uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning samt avtal. Ett avtal eller annan rättslig grund gör det dock inte automatiskt legitimt att använda dina personuppgifter till olika syften. För varje syfte krävs att det finns en rättslig grund.
Rätt till information
Du har rätt att först få tydlig information om vilka uppgifter som samlas in och vad de ska användas till (Art. 13.1 GDPR). Du har också rätt som registrerad att få tillgång till de personuppgifter och andra uppgifter som innefattar historik kring behandlingen av dina personuppgifter.
Om det visar sig att uppgifterna som din teamleader har samlat in inte längre behövs för det ändamål det samlats in för eller rent av behandlats olagligt har du rätt att "bli bortglömd" (Art 17 GDPR). Vissa anteckningar om exempelvis kompetensutveckling kan vara mycket integritetskänsliga för den registrerade. Sådana uppgifter måste begränsas dels till vilka som är behöriga att se uppgifterna och säkerheten, i systemet där uppgifterna lagras, vara hög. Enligt min mening är det ytterst tveksamt till om din chef har rättsligt stöd att bearbeta personuppgifter som kartlägger de anställda. Oavsett hur känslig informationen är som chefen sparat så krävs att informationen skyddas på ett säkert sätt. Mycket tyder på att så inte gjorts i detta fall.
Förslag på åtgärd
Eftersom du skriver att du jobbar kommunalt ska ni ha ett dataskyddsombud. Den person som är utsedd till dataskyddsombud har till uppgift att se till att organisationen efterlever dataskyddsförordningens regler. Mitt förslag är därför att du kontaktar dataskyddsombudet, vilket har som roll att se över dina rättigheter som registrerad.
Hoppas du fick svar på din fråga!
Vänliga hälsningar,
