Får man ta ut administrativ avgift/ta betalt för utfärdande av arbetsgivarintyg och inkomstförfrågan?
Hej!
Vi är som företag arbetsgivare för många löpande (+500) personer med väldigt korta uppdrag som faktureras mot våra kunder. Ofta handlar det om att en person endast jobbar ett par timmar 1-2 gånger för oss.
Många av våra då visstidsanställda begär arbetsgivarintyg (vilket vi enligt lag så klart måste utfärda) samt att vi skall fylla i svar på Inkomstförfrågningar till försäkringskassan. Detta innebär stora administrativa kostnader för oss.
En person som endast arbetar ett par timmar och begär ett arbetsgivarintyg eller en inkomstförfrågan resulterar att vi går med förlust.
Min fråga är därför:
Har vi rätt att ta ut en administrativ avgift för att täcka självkostnaden för nedlagd tid och kringkostnader (t ex brev & porto) för att utfärda arbetsgivarintyget samt fylla i diverse begärda blanketter?
Lawline svarar
Fråga. Har vi rätt att ta ut en administrativ avgift för att täcka självkostnaden för nedlagd tid och kringkostnader (t ex brev & porto) för att utfärda arbetsgivarintyget samt fylla i diverse begärda blanketter?
Svar Lawline. Arbetsgivare är skyldig att utfärda arbetsgivarintyg på arbetstagarens begäran och besvara inkomstförfrågan från myndigheter eftersom dessa krävs för bl.a. vissa ärenden hos Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan. Det finns inga sanktioner att tillgå om arbetsgivaren inte utfärdar ett sådant intyg eller besvarar en inkomstförfrågan. Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan har av den anledningen godtagit andra dokument såsom lönespecifikationer så att arbetstagaren inte drabbas av arbetsgivarens underlåtenhet att efterleva sina skyldigheter.
Huruvida avgift får tas i samband med utfärdande och besvarande regleras inte i lag och har inte prövats av domstol. Skyldigheterna får dock tolkas som att det vore regelvidrigt att ta ut en avgift för personalkostnader och övriga utgifter, trots att det kan drabba arbetsgivaren ekonomiskt. Det finns som sagt ingen sanktion mot arbetsgivare, så arbetstagare kan egentligen antingen betala avgiften eller inte få ett intyg. Ni kan som ett alternativ för "korttidsarbetare" erbjuda lönespecifikationer som tydligt anger hur många timmar arbetstagaren har arbetat och arbetstagarens inkomst. Se till att genom olika poster skilja på lön, annan ersättning eller förmåner, t.ex. skilja på semesterersättning från lön.
Ni har därför inte rätt att ta ut administrativa avgifter för personalkostnader och övriga utgifter för t.ex. brev och porto, men ni kan göra det utan att riskera sanktion, såsom rättsläget ser ut i dag.
Jag rekommenderar emellertid att ni gör noga affärsmässiga överväganden innan ni fattar ett beslut, dvs. hur stor positiv effekt har avgifterna för företagets ekonomi i relation till eventuella negativa effekter (om några) för företagets rykte.
För kännedom (påverkar inte svaret ovan): Arbetsdomstolen har tidigare har ansett att arbetsgivaren är skyldig att upprätta arbetsbetyg (betyg/omdöme) i samband med en anställnings upphörande på arbetstagarens begäran (Arbetsdomstolens avgörande AD 1986 nr 25). Detta får ni inte ta avgift för.
/Soroosh Parsa, soroosh.parsa@lawline.se
