Måste en myndighet ta emot digitala meddelanden?
Är inte Försäkringskassan som myndighet skyldig att ha en sk digital myndighetsbrevlåda dit allmänheten kan skriva?. Hur tar man om hand tex synpunkter o klagomål? Sådant av vikt som inkommer en myndighet ska väl också diarieföras?
Lawline svarar
Hej!
Tack för att du vänder dig till Lawline med din fråga.
Myndigheter ska vara tillgängliga för kontakter med enskilda
För myndigheter finns ett krav på att vara tillgänglig för kontakter med enskilda (7 § förvaltningslagen). En myndighet ska också se till att kontakter med enskilda blir smidiga och enkla (6 § förvaltningslagen). Avsikten är att myndigheterna ska vara tillgängliga för allmänheten i så stor utsträckning som möjligt. Bestämmelserna ska inte tolkas för vidsträckt utan det är i princip upp till myndigheten själv att avgöra i vilken utsträckning den ska vara tillgänglig för allmänheten och på vilket sätt den vill kommunicera.
Att ha en digital myndighetsbrevlåda är ett bra sätt för en myndighet att vara tillgänglig och ha kontakter med enskilda. Särskilt för en större myndighet som Försäkringskassan vore det lämpligt att använda sig av en digital brevlåda för att ha kontakt med enskilda på digital väg.
En myndighet är med andra ord inte skyldig att kunna ta emot skriftliga meddelanden från enskilda på digital väg, men de bör kunna göra det.
Sådant som kan ha betydelse för utgången i ärenden ska dokumenteras
Myndigheters skyldighet att dokumentera information och diarieföra samtal gäller bara information som kan ha betydelse för utgången i ett visst ärende som handläggs av myndigheten (27 § förvaltningslagen). Exempelvis ska information som lämnas muntligt dokumenteras, om det är av betydelse för beslutet i ett ärende. Däremot finns det ingen skyldighet för myndigheter att dokumentera allmänna klagomål och synpunkter på myndighetens verksamhet eftersom det saknar betydelse för utgången i ett visst ärende.
Klagomål kan göras hos JO
Om du är missnöjd med hur en myndighet har handlagt ett ärende eller annars varit behjälplig, kan du istället göra en JO-anmälan hos Justitieombudsmannen. JO tar emot klagomål från enskilda och granskar den offentliga verksamheten, vilket kan resultera i att en myndighet får kritik från JO.
Du kan läsa mer om hur man gör en JO-anmälan på Justitieombudsmannens hemsida.
Sammanfattning
Det är klart lämpligt om en myndighet kan ta emot digitala meddelanden från enskilda, men de har ingen absolut skyldighet att göra det.
Myndigheten behöver bara dokumentera sådant som kan ha betydelse för utgången i ett enskilt ärende, men inte synpunkter och klagomål i allmänhet eller om det saknar betydelse för utgången i ärendet.
Är du missnöjd med hur en myndighet beter sig kan du göra en JO-anmälan.
Hoppas detta var svar på din fråga. Har du fler frågor är du välkommen att höra av dig.
Vänligen,
