Begäran om registerutdrag

2018-12-22 i PUL/GDPR
FRÅGA
Hej,Min fd anställda har hört av sig för att hen har tappat bort anställningsavtal, lönespecifikationer och arbetsgivarintyg som jag gav hen under sitt arbete hos mig. Nu sms'ar hen och kräver att jag skickar kopior till en okänd email adress. 1. Vad jag förstått så strider det emot gällande gdpr att skicka dessa dokument till en email? 2. Har hen rätt att kräva kopior på dessa papper överhuvudtaget?3. Hur många gånger är jag skyldig att skriva ut kopior om hen tappar bort dem?
SVAR

Hej och tack för att du vänder dig till Lawline!

Din fråga handlar om behandling av personuppgifter som regleras i dataskyddsförordningen (GDPR). Ett av syftena med dataskyddsförordningen är att skydda enskildas grundläggande rättigheter och friheter, särskilt deras rätt till skydd av personuppgifter.

Med personuppgifter avses varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person. Avgörande är att uppgiften, enskilt eller i kombination med andra uppgifter, kan knytas till en levande person. Typiska personuppgifter är personnummer, namn och adress (artikel 4 p.1 GDPR). Arbetstagarens uppgifter i anställningsavtalet, lönespecifikationerna och arbetsgivarintyget utgör sådana personuppgifter som omfattas av GDPR.

Du som arbetsgivare är personuppgiftsansvarig i den mening som avses i GDPR och du har ett antal skyldigheter vad gäller behandlingen av dina anställdas personuppgifter (se bl.a. art. 5 och art. 6 GDPR).

Den anställde i sin egenskap av en person vars personuppgifter behandlas, den registrerade, har dessutom ett antal rättigheter som regleras i GDPR. Dessa rättigheter innebär i korthet att den registrerade ska få information om när och hur hans eller hennes personuppgifter behandlas och ha kontroll över sina egna uppgifter. Därför har denne bland annat rätt att i vissa fall få sina uppgifter rättade, raderade eller blockerade, eller att få ut eller flytta sina uppgifter (se art. 12-21 GDPR).

Det innebär att den anställde har rättighet att få ut en kopia av sina anställningsavtal, lönespecifikationer och arbetsgivarintyg. Den anställde har nämligen rätt till registerutdrag enligt artikel 15 i GDPR. Av det här lagrummet framgår att den registrerade (i det här fallet den anställde) får kontakta den som registrerat personuppgifter om honom eller henne (arbetsgivaren) och begära ett registerutdrag. Om den registrerade lämnar begäran i elektronisk form, ska informationen om möjligt tillhandahållas i elektronisk form, om den registrerade inte begär något annat.

Registerutdrag ska vidare tillhandahållas kostnadsfritt. För ytterligare kopior som den registrerade begär, eller om begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig, får det tas ut en rimlig avgift på grundval av de administrativa kostnaderna.

Min rekommendation är att du ska kontakta din anställd och säga till honom eller henne att skicka till dig ett mejl eller ett brev med begäran att få ut kopia av anställningsavtalet, lönespecifikationerna och arbetsgivarintyg. Om den anställde vill ha ytterligare kopior vid ett annat tillfälle, får det tas ut en rimlig avgift på grundval av de administrativa kostnaderna.

Hoppas du har fått svar på din fråga!

Med vänliga hälsningar

Galina Krasteva
Fick du svar på din fråga?